Das Lieferscheine durchaus wichtig sind, erkennt man an der Vorgehensweise vor allem großer Unternehmen. Diese haben in der Regel keine eigene Buchhaltung mehr, sondern sind nur noch Warenempfänger. In großen Hotels etwa, läuft es ab wie folgt:

Nach Bestellung uns Auslieferung der Ware, wird im Hotel der Lieferschein eingescannt und per Mail zu einem Sachberarbeiter in Indien geschickt. Der wartet bis er die Rechnung bekommt, vergleicht, prüft und gibt an eine zentrale Clearingstelle die Freigabe zur Überweisung.

Diese vorgehensweise ist für die Ketten hocheffektiv, ersparen sie sich dadurch die komplette Büro-Abwicklung der Warenanhme. Ein großes Hotel mit entsprechendem Warenverkehr spart sich dadurch eine Vollzeitkraft.

Das zeigt wie wichtig es ist die Abläufe bei seinen Kunden zu kennen. Denn ist der Lieferschein einmal weg (oder wurde nie geschrieben), kann man nicht in Indien anrufen. Die dortige Büromannschaft hat wahrscheinlich keine Vorstellung davon, worum es geht. Wein, Staubsauger oder Kaffeemaschinen, spielt keine Rolle, solange die Buchstaben und Zahlen auf Lieferschein und Rechnung identisch sind. Hat der Lieferant nun keinen Lieferschein und keinen Ansprechpartner im Hotel, hat er ein echtes Problem.
Die Deutsche Clearingstelle, die wohl für hunderte Hotels zuständig ist, schiebt den inzwischen in Indien online gestellten und freigegebenen Auftrag/Rechnung in ein Fakturaprogramm und bezahlt.

Das System funktioniert und arbeitet, was uns als kleinen Lieferanten betrifft, zuverlässig und pünktlich.