Von Angeboten und Bestätigungen

In der Gastronomie wie auch im Weingut hat sich in den letzten Jahren das Bestellverhalten für Weinproben oder Essen für Firmen Grundlegend verändert.

Haben früher noch die Firmen selber angerufen, die Plätze und das Menü reserviert, wird diese Tätigkeit mehr und mehr von Agenturen übernommen.
Der Grund hierfür ist sicherlich zum einen im outsourcing des organisatorischen Aufwandes zu suchen, zum anderen beim exakten einhalten diverser Budgets.

So lief eine Reservierung für eine 50 Köpfige Firmenveranstaltung Essen mit Weinprobe im Weinrestaurant ab wie folgt.

• 1. Anfrage der Agentur, Angebot unsererseits.

• 2. Reservierung durch die Agentur, Bestätigung der Reservierung unsererseits

• 3. Die Agentur wünscht eine Getränkepauschale für Alkoholfreie Getränke, Bier, Wein und Kaffee. Jetzt bekomme ich erstmals Probleme, orientiere mich an Cateringunternehmen und mache eine worst-case Kalkulation die ich der Agentur anbiete.

• 4. Das Getränkepauschalenangebot wird akzeptiert um Bestätigung derselben wird gebenten und von mir ausgeführt

• 5. Telefonische Anfrage der Agentur ob Busfahrer und Reiseleiter frei verköstigt werden? Ja, selbstverständlich. Per Fax erfolgt die Bitte um Bestätigung das Reiseleiter und Busfahrer frei verköstigt werden. Bestätigung geht raus.

• 6. Telefonische Anfrage der Agentur ob zur Zahlung Voucher akzeptiert werden. Nach erklärung was ein Voucher ist, stimme ich zu worauf Minuten später ein Fax kommt, mit Bitte um Bestätigung das Bezahlung per Voucher akzeptiert wird.

Langsam geht mir das auf die Nüsse!

• 7. Der Anreisetermin verschiebt sich eine Stunde nach hinten, natürlich ist das kein Problem, auch die neue Zeitabsprache wird von mir schriftlich bestätigt.

• 8. Anfrage der Agentur ob es möglich wäre vorab zu Erfahren welche Weine im Rahmen der Weinprobe ausgeschenkt werden. Da zu diesem Zeitpunkt noch nicht klar ist wer die Weinprobe machen wird, kann ich darauf keine Antwort geben, denn derjenige der die Weinprobe hält sucht auch die Weine aus. Das führt zu irritationen bei der Agentur. Entgegen aller Gewohnheiten gebe ich vorab bekannt welche Weine sich in der Weinprobe befinden, bestehe allerdings darauf das Jahrgangswechsel möglich sind.

• 9. Anfrage mit Bitte um Zusendung einer Wegbeschreibung. Mein Hinweis auf unsere Homepage läuft ins Leere. Ich faxe eine Anfahrtsbeschreibung.

Ja, wer nun glaubt es sei alles besprochen und bestätigt, der Irrt!!

• 10. Anfrage der Agentur, ob es möglich wäre die Reisegruppe in Gruppen zu je 8 Personen an Tischgruppen zu platzieren. Erstmals erfolgt ein Nein Meinerseits, denn dieser Aufwand ist im Grundangebot nicht berücksichtigt. Für diese Absage wurde keine Bestätigung angefordert.

• 11. Die Getränkepauschale kommt erneut ins Spiel, Telefonisch wird angefragt, ob auch stilles Wasser in der Getränkepauschale enthalten sei? Aus Angst erneut etwas bestätigen zu müssen sage ich telefonisch zu, das es auch stilles Wasser im Rahmen der Getränkepauschale geben wird.

• 12. Wenige Tage vor Anreise der Gruppe beginnt sich die Agentur Sorgen darüber zu machen, welchen Tischschmuck wir für die Veranstaltung vorgesehen haben. So kommt per Fax die entsprechnde Anfrage, mit der Bitte um ein entsprechendes Angebot. Ich verweise darauf, das bereits Standardmäßig die Tische schön eingedeckt sind und kleine Gestecke aufgestellt werden. Das Angebot die Tische zusätzlich mit frischem Efeu einzuschmücken wird nach entsprechnder Bestätigung angenommen.

• 13. Wir erhalten ein schriftliches Briefing, in dem minutiös aufgeführt ist, was wir wann zu tun haben. Mir persönlich gefällt der Befehlston nicht der aus diesem Briefing hervorgeht, gehe aber davon aus, das das normal ist.

• 14. Am Tag der Veranstaltung erfolgen 2 Telefonanrufe, um sich zu vergewissern das alles so abläuft wie bestellt. Beide Male sage ich zu, das wir entsprechend auf die Gruppe vorbereitet sind.

• 15. 30 Minuten vor Beginn der Veranstaltung ruft der Busfahrer an und fragt nach dem Weg zum Restaurant, sein Navisystem scheint ihn verlassen zu haben. Gerne geben wir die nötigen Auskünfte.

• 16. Der 16. Kontakt führt die Gruppe letzlich zu uns und die Reisegruppe erlebt einen schönen Abend.

Tja, ich gehe davon aus, das zukünftige Buchungen mit dieser Agentur schneller und reibungsloser verlaufen, Grundsätzlich erschweren die Buchungen über „Zwischenverkäufer“ die entsprechnden Absprachen. Was bisher schnell per Telefon besprochen und dann bestätigt wurde, geht nunmehr über mehrere Ecken. Die Agenturen haben einen Ansprechpartner in der Firma, dieser Ansprechpartner hat oftmals nicht die Vollmacht entsprechnde Entscheidungen zu treffen. So kann es tatsächlich passieren, das solche Absprachen über 3 – 5 Ecken getroffen werden müssen.
Das hier nur das schrifliche Wort etwas zählt ist verständlich, bedeutet aber an einem Ende, nämlich im Weingut oder beim Gastronomen ein erheblicher Mehraufwand.
Dem kann letzlich nur entgegnet werden indem entsprechende Angebote vorgefertigt vorliegen und nur kurz angepasst werden müssen.

Unser Weingut ist seit nunmehr 6 Jahren am Markt, hatten wir vor wenigen Jahren 1 Anfrage wöchentlich, sind es heute mehrere täglich. Ich verbringe derzeit annähernd 2 Stunden täglich damit, Anfragen zu beantworten oder zu bearbeiten.

Ergeben sich aus 3 konkreten Anfragen Rückfragen und Nachfragen wie oben beschrieben ergeben sich aus einer Woche heraus 240 Kontakte.

So kann man in 95 % aller Fälle davon ausgehen, sollte kein vegetarisches Menü angeboten werden, das entsprechende Rückfragen kommen.
Gleiches gilt für Weinproben, in größeren Gruppen gibt es immer Menschen die nicht an der Probe teilnehmen möchten, trotzdem gerne zuhören, Wasser trinken und Brot verzehren. Dieses muß im Erstangebot bereits berücksicht sein, so vermeidet man Rückfragen.
Ich habe mich in Puncto Weinproben gefragt, wie ich dem Wust an verschiedenen Arten von Proben, Personenzahlen, Anfahrtsbeschreibungen, Menüvorschlägen zur Weinprobe, und andere unzählige Fragen vorab klären kann.
Alle Versuche dies schön säuberlich aufzuschreiben laufen ins Uferlose, da es immer neue Vorschläge und Entwicklungen gibt.
Denken wir nur an Themenweinproben wie Wein und Schokolade, Wein und Käse usw…

Was tun?
Unsere Homepage www.gaudeamusstube.de zeigt das viele Paare die bei uns ihre Hochzeit feiern wollen, nach Lektüre der Seite wohlvorbereitet zu uns ins Weingut kommen um die Räumlichkeiten zu besichtigen. Der Anteil an Online-Anfragen ist dementsprechnd hoch, wobei sich diese nur noch auf den Preis und den Veranstaltungs- und Besichtigungstermintermin beziehen.

Wäre das gleiche für Veranstaltungen wie Weinproben möglich?
Ein Versuch ist es Wert.
Beim nächsten Relaunch der Homepage www.weingutclauer.de nächstes Jahr (wir arbeiten bereits daran) wird eine eigene Seite/Blog eingerichtet, voll gespickt mit pdf’s zum download, Menüvorschlägen, Anfahrtsbeschreibungen und ein ganz großes und Ausführlichens FAQ zur Weinprobe.

Damit, so hoffe ich, schlage ich zwei Fliegen mit einer Klappe, denn zum einen dient es als Werbeinstrument, zum anderen als Informationsinstrument für Interessierte am Produkt Weinprobe in unserem Hause. Die Hoffnung liegt darin, das die Anfragen zu Weinproben oder Veranstaltungen in unserem Hause konkreter werden und sich damit bei uns im Bürobetrieb in diesem Bereich eine deutliche Entlastung ergibt.
Ein schöner Nebeneffekt wird dabei sein, das wir via Kommentarfunktion das Feedback unserer Gäste direkt mit einbinden können.